5 خطوات لإنشاء تقرير الحالة
تقارير الحالة هي تحديثات للتقدم في المشاريع للأشخاص الذين يحتاجون إلى الاحتفاظ بها في الحلقة. يمكن أن تكون تقارير الحالة للمديرين أو زملاء العمل أو الأشخاص خارج المشروع مثل أصحاب المصلحة. الهدف من تقرير الحالة هو السماح للجمهور بمعرفة المرحلة التي يمر بها المشروع في طريقه إلى الاكتمال. يجب أن يوضح التقرير ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح لإتمامه بحلول الموعد النهائي وما هي المعالم التي تم تحقيقها بالفعل.
- ابدأ بملخص - حدد ما هو المشروع ، ومن يرعاه ، ولماذا تقوم به ، ومن يديره ، ومتى يستحق ذلك. يجب أن يكون الجزء الأول من التقرير ملخصًا شاملاً لأهم المعلومات الأساسية المتعلقة بالمشروع.
- ما الذي أنجزتموه حتى الآن؟ - اشرح ما أكملته للمشروع حتى الآن. ما هي الإنجازات التي حققتها وما هي المكاسب الكبيرة التي حصلت عليها؟
- ما الذي يجب العمل عليه الآن؟ - المس ما يجب معالجته في الخطوة التالية وما هي الخطوة التالية في المشروع. ما هو عنصر الإجراء التالي ومن المسؤول عن إكماله؟
- ما هي المخاطر؟ - دع الجمهور يعرف ما هي المخاطر التي تمضي قدما. كيف تخطط لتخفيف هذه المخاطر؟ ما هي الإجراءات التي ستتخذها إذا لم تكن قادراً على تجنب هذه المخاطر؟ دعهم يعرفون ما إذا كانت هناك خطة نسخ احتياطي.
- كيف تبحث الميزانية؟ - غالبًا ما يكون الأشخاص الذين يقرأون تحديث الحالة هم الذين يمولون مشروعك ، لذا دعهم يعرفون كيف تنفق أموالهم. وضّح مقدار الميزانية التي أنفقتها ، وما أنفقته ، ومقدار ما تبقى للإنفاق. هل تتوقع أن تتجاوز الميزانية؟ أو ستأتي تحت؟
