5 kroků k vytvoření zprávy o stavu
Zprávy o stavu jsou aktualizací pokroku v projektech pro lidi, kteří potřebují zůstat ve smyčce. Přehledy stavu mohou být pro manažery, spolupracovníky nebo osoby mimo projekt, jako jsou zainteresované strany. Cílem zprávy o stavu je nechat publikum vědět, v jaké fázi je projekt dokončen. Zpráva by měla uvést, zda je projekt na správné cestě dokončen v termínu a jaké míry již byly zasaženy.
- Začněte se souhrnem - načrtněte, co je projekt, kdo ho sponzoruje, proč to děláte, kdo jej řídí a kdy to má být. První část zprávy by měla být celkovým souhrnem nejzákladnějších informací týkajících se projektu.
- Co jste dosáhli tak daleko? - Vysvětlete, co jste doposud dokončili. Jaké milníky jsi zasáhl a jaké velké vítězství jsi měl?
- Co potřebuje nyní pracovat? - Dotkněte se, co je třeba řešit na další a jaký je další krok v projektu. Jaká je další položka akce a kdo ji zodpovídá za dokončení?
- Jaké jsou rizika? - Nechte publikum vědět, jaká rizika jsou v budoucnosti. Jak plánujete zmírnit tato rizika? Jaké kroky budete podnikat, pokud se nemůžete vyhnout těmto rizikům? Dejte jim vědět, zda existuje plán zálohování.
- Jak vypadá rozpočet? - Často lidé, kteří čtou aktualizaci stavu, jsou ti, kteří financují váš projekt, a dejte jim vědět, jak vynakládáte peníze. Uveďte, kolik z rozpočtu jste vynaložili, co jste vynaložili na to, a kolik je ještě zaplaceno. Máte projekt překonat rozpočet? Nebo přijdete pod?
