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Como se Preparar Para uma Negociação

Escrito por Nathanael Okhuysen

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Preparação é chave para o sucesso

Guia de Planejamento de Negociação


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Com frequência, pensamos que os melhores negociadores são aqueles que estão rápidos e prontos para partir a qualquer momento. Nós imaginamos que a capacidade de negociar é alguma capacidade inata que algumas pessoas têm, e outras não. Isso não poderia estar mais longe da verdade. A chave para uma negociação bem sucedida é a preparação. Muita preparação. Da pesquisa de fundo, à estratégia concreta e ao planejamento, o tempo gasto preparando-se para negociar valerá a pena quando você se sentar à mesa.

Este guia apresenta seis etapas que você pode tomar para se preparar para a próxima negociação e como usar storyboards e organizadores gráficos para tornar essa preparação eficaz e eficiente. Você encontrará modelos que você pode usar para ajudar nos preparativos e exemplos para ilustrar os resultados concluídos.

Todos os exemplos seguem a história da NextWidget, uma startup de widgets inteligentes, enquanto se preparam para renegociar seu contrato com a Fabricorp, sua fabricante. *

Primeiro passo: antes de começar

Uma boa preparação precisa repousar em uma base sólida de conhecimento. Antes mesmo de começar a planejar uma negociação específica, você deve dedicar um tempo para pesquisar e refletir sobre elementos que terão um papel importante nela. Quais são alguns pontos em que você deve se concentrar?



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Primeiro: conheça a ti mesmo

Você é um participante de todas as negociações que você entra. Se você pode ser honesto sobre si mesmo e sua posição, você pode evitar muitos obstáculos de negociadores novatos. Antes de começar os preparativos para uma negociação específica, você deve saber:



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Algo sobre você e como os outros percebem você

A " Johari Window " é um exercício simples para registrar e expandir o autoconhecimento. A autorreflexão trará dividendos em uma ampla gama de atividades e pode ser particularmente útil se você estiver negociando como uma equipe e não como um indivíduo.


Seu estilo de negociação preferido

Você é negociador cooperativo? Um competitivo? Se você não estiver familiarizado com os estilos de negociação, leia e reflita sobre como você se sente mais confortável ao negociar. Pense em algumas de suas recentes negociações e como você as abordou.


Pontos fortes e fracos da sua posição

Uma " análise SWOT " é uma ótima ferramenta para obter uma imagem realista e equilibrada de onde você está.



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NextWidget SWOT
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Exemplo

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Segundo: conheça seu inimigo.

Não é suficiente saber de onde você vem, você também deve saber o máximo que puder sobre o seu oponente.


Imagine-se na posição do seu oponente.

Realize o mesmo exame que você acabou de realizar para si mesmo, mas da perspectiva deles. Se nada mais, organize as informações salientes que você tem sobre o seu oponente com um mapa de aranha, para que você possa vê-lo de relance.


O que eles querem fora da negociação?

Considere o que o outro lado dessa negociação está buscando obter da negociação. Seja cauteloso em não pular para a conclusão de que eles querem te ajudar. Muitas vezes, os “oponentes” são colaboradores em potencial, se seus interesses se alinharem suficientemente.


Qual é o seu relacionamento com o outro lado?

Você está familiarizado? Qual é a história? Considere fazer uma linha do tempo para organizar essa informação. A confiança é um fator importante nas negociações e sua história com o outro lado será um grande componente disso.



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Terceiro: Conheça o Terreno.

Se você já fez uma análise SWOT, começou a pensar em alguns dos fatores ambientais que envolvem a negociação. Estes podem ser mais explorados em um nível macro com estruturas como as cinco forças de Porter , ou uma análise PEST. Outras coisas para pesquisar e considerar incluem:


Quem está assistindo essa negociação?

Até mesmo negociações privadas têm audiências. Negociadores de ambos os lados podem ter partes interessadas para quem eles estão relatando, ou concorrentes que perceberão o resultado. Alguns dos membros mais importantes da audiência estão na sala, já que todo negociador quer ser capaz de sair da mesa com uma narrativa vencedora.


Quais são algumas regras básicas que você deseja ter para a negociação?

Existe algum recurso que seu oponente possa querer? Quais problemas estão fora do tópico ou fora dos limites?


Informações sobre o seu setor

Qualquer informação sobre seu campo ou setor pode ser útil e provavelmente será útil no futuro de qualquer maneira. Você pode nem pensar nessas informações durante a negociação, mas ajudará a orientá-lo e a informar seus preparativos.


Use os modelos abaixo para criar sua própria janela de Análise SWOT ou Johari.



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Etapa dois: quais são seus objetivos?

Um aspecto frequentemente negligenciado do planejamento de negociação é realmente considerar quais são os objetivos. É fácil perder a perspectiva e saltar para uma conclusão óbvia, em seguida, perseguir esse objetivo ao longo da negociação. Conclusões precipitadas podem não ser tão benéficas quanto aparecem pela primeira vez, e podem excluir alternativas criativas.

Considere o que você precisa da negociação e o que você quer dela. “Necessidades” são aqueles objetivos que são inflexíveis e exigirão que você ande da negociação se não conseguir. Eles também incluem aquelas coisas que você não pode fazer, porque está fora do seu poder, ou não vale a pena. Eles formam sua linha de fundo e não devem ser concedidos.

"Desejos", por outro lado, são objetivos que podem ser trocados ou modificados de alguma forma. Mesmo que sejam valiosos, não obtê-los não tornará a negociação malsucedida. Eles devem ser trocados por “necessidades”. Eles também formam um terreno fértil para colaborações criativas, uma vez que eles podem mudar para acomodar as necessidades e desejos do outro lado.

Comece por pensar em coisas que gostaria de resultar dessa negociação. Divida os resultados em “necessidades” e “desejos”. Combine suas “necessidades” em uma linha de fundo e veja se existem “desejos” incompatíveis. Considere a classificação dos restantes “desejos” por quão valiosos eles são para você.



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Terceiro Passo: BATNAs e Primeiras Ofertas

Como nem todas as negociações são bem-sucedidas, você deve estar pronto para sair da mesa. Você já sabe o que você precisa da negociação e tem uma linha de fundo, mas você deve estar preparado com uma Melhor Alternativa para um Acordo Negociado , ou um “BATNA”. Existem quatro etapas na formulação de um BATNA:



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BATNA Spider Map
BATNA Spider Map

Exemplo

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Ao avaliar suas alternativas, você pode usar várias métricas muito específicas, mas até mesmo uma análise muito geral pode ser coberta pela divisão de informações em dados sólidos, forças claras, possíveis fraquezas e outras informações pertinentes. Ilustrar o ponto mais importante de cada categoria tornará as comparações mais impressionantes.


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NextWidget Alternatives Comparisons
NextWidget Alternatives Comparisons

Exemplo

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BATNAs e linhas de fundo

Se o seu BATNA é significativamente melhor ou pior do que o seu ponto de partida, você pode querer reavaliar um ou outro.

Agora que você pensou em quando você poderia ir embora, considere quando seu oponente faria o mesmo. O que eles querem? O que eles precisam? Quais são suas alternativas? Tente avaliar os objetivos do seu oponente, a linha de fundo e o BATNA. Depois de ter feito isso, desenvolva uma oferta provisória que você poderia estender durante a negociação.

Esta primeira oferta deve ser algo que eles possam concordar que satisfaça todas as suas necessidades e o maior número possível de desejos. À medida que obtém mais informações antes e durante a negociação, você pode modificar essa primeira oferta antes de apresentá-la ao outro lado.



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Passo Quatro: Comparando as Posições das Partes

Comparando Estilos e Abordagens

Qual é o seu estilo de negociação ? Qual é o estilo deles? Quais abordagens os dois lados devem tomar? Qual é o resultado deles combinando? Faça um storyboard para visualizar o resultado provável. Considere adaptar seu estilo para se adequar às circunstâncias.



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Comparando o poder

As pessoas às vezes falam sobre estar em uma forte posição de barganha. O que isso realmente significa? Uma análise de poder de negociação irá ajudá-lo a entender quão vantajosa é sua posição de barganha e compará-la com a posição de seu oponente.

Usando uma grade, liste seu poder em cada categoria e a do seu oponente.


Construtivo A capacidade de fornecer algo que o outro lado deseja. Por exemplo: um comprador tem poder construtivo para dar dinheiro ao vendedor, e o vendedor tem poder construtivo para dar ao comprador as mercadorias que procura.
Obstrutiva A capacidade de impedir que o outro lado consiga algo que deseje. Um exemplo seria ameaçar boicotar uma empresa ou produto.
Andando Essa é a liberdade de se afastar de uma negociação. É aumentado por um forte BATNA. É importante não usar esse poder com muita força; como o poder obstrutivo, pode desgastar a confiança.
Normativo Apelar para valores normativos como a justiça é muitas vezes negligenciado como uma tática de negociação. No entanto, é uma pedra angular de negociações informais e elogia bem outros poderes. É especialmente importante para os negociadores que têm muito pouco para negociar nas outras categorias de poder.
Coletivo Esta é uma capacidade de melhorar ou aumentar outro tipo de poder, alcançando indivíduos ou grupos fora da negociação. É a força por trás das greves de solidariedade dos sindicatos; uma empresa pode encontrar substitutos para seus próprios trabalhadores, mas ainda precisa de entregas de motoristas que não cruzem as linhas de piquete.
Pessoal Este é o carisma ou habilidades de um negociador específico para trabalhar com os outros, resolver problemas ou persuadir. Permite que a outra forma de poder seja efetivamente implantada em negociações competitivas e colaborativas.


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NextWidget v. Fabricorp Power Comparison
NextWidget v. Fabricorp Power Comparison

Exemplo

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Encontrando Terra Comum

O que é importante para você? O que é importante para eles? O que você pode dar facilmente? O que eles podem dar facilmente? Esta informação pode ser convenientemente organizada em um par de grades 2x2.

Use essas informações para procurar um terreno comum . Metas que são importantes para ambos os lados e compatíveis são excelentes pontos de partida para um acordo mutuamente benéfico. Espere que o progresso seja feito rapidamente nessas áreas e prepare o caminho para itens mais controversos.

Essas comparações também são úteis na construção de pacotes de barganha, que discutiremos mais na próxima etapa.



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Quinto Passo: Imaginando Negociações

Quando barganha, é tentador resolver um problema de cada vez. Às vezes, é estrategicamente importante estabelecer um ponto de concordância antes de passar para os outros, mas muitas vezes isso erra a floresta para as árvores. A alternativa é agrupar muitos itens em um “ pacote ”. Isso pode suavizar a recepção a pontos indesejáveis ​​e impedir que os resultados se tornem incoerentes ou contraditórios.

Negociar com pacotes, em vez de item por item, cria ofertas complexas e contrapropostas, o que pode ser mais difícil de se manter em linha reta. É útil imaginar isso de maneira concreta, em vez de uma lista de itens distintos. Um storyboard ou organizador gráfico pode unir esses elementos.

A negociação com princípios tem muitas dessas mesmas complicações. Uma vez que as partes não estão simplesmente empurrando umas as outras em direção a um resultado final, as transações se tornam colaborativas, criativas e potencialmente complexas.

As negociações ou os resultados do storyboard podem ser de uso particular durante a preparação:


Como uma narrativa para você mesmo.

O storyboarding oferece uma oportunidade para antecipar e ensaiar a negociação, como um todo ou em momentos individuais.


Por vender sua oferta.

Se você puder pintar uma imagem vívida do que sua oferta significará para o outro lado, isso poderá ajudá-los a entender como sua sugestão será benéfica.


Ao comunicar-se com sua equipe ou partes interessadas.

Sugestões em negociação podem parecer abstratas e pouco claras. Um storyboard de uma decisão ou resultado mantém todos na mesma página.



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Countering a Low Offer
Countering a Low Offer

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Sexto passo: organizar

O passo final na preparação é pegar todas as informações que você acabou de gerar e colocá-las em um só lugar. Isolar os aspectos vitais do seu plano e combiná-los irá mantê-lo no caminho certo e ajudá-lo a se adaptar rapidamente à medida que a negociação avança.


Quais são seus objetivos?


Não perca de vista o que você quer e precisa da negociação. Isso pode ser uma coisa específica ou alguns itens relacionados. Tente se concentrar nos aspectos essenciais aqui, em vez de listar todos os possíveis pontos de negociação.

Onde você está forte? Onde você está fraco?


Lembre-se de sua análise SWOT desde o início e a comparação de energia do Passo Quatro. Tente orientar a negociação para que você possa tirar proveito de seus pontos fortes e minimizar suas fraquezas.

Qual a sua melhor alternativa?


Tenha seu BATNA e sua linha de fundo para lembrá-lo de quando pensar em ir embora.

Qual é a sua estratégia?


Este é o quadro geral, incluindo sua abordagem de negociação, primeira oferta preliminar e outras partes do seu plano que não estão diretamente relacionadas às ações do outro lado.

Qual é a estratégia deles ?


Mais uma vez, amplas pinceladas aqui. O que você espera que sua abordagem esteja na negociação? Quão abertos eles estão para colaboração e comprometimento?

Quais são suas opções táticas?


Em seu planejamento, você provavelmente antecipou que certos pontos ou propostas serão inevitáveis ​​e difíceis de lidar. Elabore algumas respostas pré-planejadas que você pode executar quando elas surgirem.



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NextWidget Negotiation Summary
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Muitas dessas etapas informam-se mutuamente, portanto, talvez seja mais fácil executá-las em uma ordem diferente ou retornar a várias etapas à medida que você avança. Se o tempo ou os recursos forem um fator limitante, uma breve olhada em cada etapa será melhor que nada; até mesmo uma pequena preparação vai longe.

Lembre-se, até mesmo o plano mais abrangente é improvável que sobreviva à abertura de uma negociação, há simplesmente muitos incógnitas. O melhor que você pode fazer é preparar e estar pronto para se ajustar à medida que a negociação avança. Um bom plano o posiciona bem para fazer os ajustes necessários e para recuperar se você for pego de surpresa.



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Leitura Adicional

Este guia é retirado de uma ampla variedade de fontes. A Harvard Business Review tem vários excelentes " artigos sobre negociação ". Também recomendamos os livros Getting to Yes, de William Ury e Robert Fisher, sua continuação, Getting Past No , também de William Ury, e Bargaining for Advantage , de G. Richard Shell.

E confira outro Storyboard That artigos sobre negociação, gerenciamento e desenvolvimento de produtos.



Use nossos modelos

Ao longo deste artigo, usamos muitos frameworks e modelos diferentes. Aqui estão todos os modelos para você criar facilmente seus próprios organizadores gráficos de negociação. Esses modelos facilitam o planejamento de como negociar.


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* Isenção de responsabilidade: As situações, entidades e pessoas usadas como exemplos neste artigo são completamente fictícias. Qualquer semelhança com pessoas ou entidades reais é mera coincidência.


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