5 krokov k vytvoreniu správy o stave
Správy o stave sú aktualizáciou pokroku v projektoch pre ľudí, ktorí potrebujú byť vedený v slučke. Správy o stave môžu byť pre manažérov, spolupracovníkov alebo ľudí mimo projektu ako zainteresované strany. Cieľom správy o stave je nechať publikum vedieť, v ktorej fáze je projekt na ceste k jeho dokončeniu. Správa by mala načrtnúť, či je projekt na dobrej ceste dokončený v termíne a aké míľniky už boli zasiahnuté.
- Začnite s súhrnom - uveďte, aký je projekt, kto ho sponzoruje, prečo to robíte, kto ho spravuje a kedy to má byť. Prvá časť správy by mala byť celkovým zhrnutím najzákladnejších informácií týkajúcich sa projektu.
- Čo ste dosiahli tak ďaleko? - Vysvetlite, čo ste doposiaľ dokončili pre daný projekt. Aké míľniky ste zasiahli a aké veľké víťazstvá ste mali?
- Čo potrebuje teraz pracovať? - Dotknite sa toho, čo je potrebné riešiť v ďalšom a čo je ďalším krokom v projekte. Čo je ďalšia akčná položka a kto ju zodpovedá za dokončenie?
- Aké sú riziká? - Nechajte publikum vedieť, aké riziká prebiehajú. Ako plánujete zmierniť tieto riziká? Aké kroky budete podniknúť, ak sa im nepodarí vyhnúť týmto rizikám? Dajte im vedieť, či existuje plán zálohovania.
- Ako vyzerá rozpočet? - Často ľudia, ktorí čítajú aktualizáciu stavu, často financujú váš projekt, takže im dajte vedieť, ako míňate svoje peniaze. Uveďte, koľko rozpočtu ste vynaložili, na čo ste ho vynaložili a koľko je ešte potrebné minúť. Máte projekt prekonať rozpočet? Alebo prídete pod?
